Embaucher un salarié, comment ça fonctionne ?Votre entreprise connaît un succès croissant et vous ne pouvez plus gérer l’ensemble de votre activité seul ? Si votre situation financière le permet, il est peut-être temps d’embaucher un collaborateur ! La gestion d’une entreprise, même une micro-entreprise, peut être complexe, mais pour réussir cette étape cruciale, il est essentiel de suivre certaines étapes bien définies.

Alors, quelles sont les étapes concrètes à suivre pour embaucher un salarié dans votre entreprise ? Suivez notre guide complet chez Formalizi.

1. Évaluation du coût de l’embauche

Avant de vous engager dans le processus de recrutement, il est essentiel de déterminer si votre trésorerie est suffisante pour couvrir les coûts associés. Pour ce faire, vous devez calculer à la fois les coûts directs et les coûts indirects liés à l’embauche.

Les coûts directs englobent les points suivants.

– Le salaire brut du salarié comprend le salaire net ainsi que les cotisations sociales.
– Les charges patronales, calculées sur la base du salaire brut, comprenent les cotisations d’assurance maladie, les allocations familiales, l’assurance vieillesse, l’assurance accidents du travail et assurance chômage. Vous pouvez rajouter aussi la retraite complémentaire, les taxes sur les salaires, et la formation professionnelle.
– Parfois, les entreprises accordent des avantages en nature, tels que le paiement du loyer, qui doivent également être pris en compte, de même que le treizième mois, les primes d’intéressement et de participation.

En plus des coûts directs, votre nouvel employé nécessitera du matériel et des équipements pour accomplir ses tâches, ce qui doit également être inclus dans le budget d’embauche.

Enfin, n’oubliez pas de considérer les aides sociales disponibles, telles que la réduction générale des cotisations patronales, parfois appelée « Réduction Fillon ». Cette aide vise à réduire les charges patronales pour les salaires n’excédant pas 2 463,07 €. Pour calculer cette réduction de manière précise, vous pouvez consulter les instructions fournies sur le site officiel du gouvernement. De plus, il existe d’autres prestations visant à atténuer ces coûts, qui sont détaillées sur le site economie.gouv.fr.

Cette étape revêt une importance vitale, car bien que votre nouvel employé puisse apporter des avantages à votre entreprise, il représente également un coût que votre entreprise doit être en mesure de supporter.

2. Préparation du processus de recrutement

Avant de vous lancer dans le processus de recrutement, il est essentiel de déterminer le type de poste dont vous avez besoin. Vous devez connaître vos besoins pour rédiger une annonce de manière efficace. Cette phase implique plusieurs étapes importantes.

Comment définir le poste ?

Dans votre annonce, décrivez en détail les missions que le futur employé devra assumer. Vous devez mentionner l’intitulé du poste, les missions, les responsabilités associées, ainsi que les perspectives d’évolution. Il est également important de spécifier les conditions de travail, telles que la localisation, le type de contrat, la durée du contrat, la rémunération, et les avantages sociaux, tels que les tickets restaurant. N’oubliez pas de présenter votre entreprise, qu’il s’agisse d’une PME, d’une start-up ou d’un groupe national.

Soyez aussi précis que possible dans votre annonce, tout en ayant la créativité nécessaire pour attirer des candidats potentiels.

Comment définir le profil recherché ?

Mettez en avant les qualités que vous recherchez chez le futur salarié. Précisez si vous recherchez une personne autonome, innovante, créative, etc. Décrivez les formations, les expériences, et les compétences personnelles souhaitées. La législation française n’encadre pas strictement la publication d’offres d’emploi, mais il y a deux règles importantes à respecter : elles ne doivent pas être discriminatoires, et l’annonce doit être rédigée en français. L’utilisation d’une autre langue est interdite, sauf si certains termes n’ont pas d’équivalent en français. Dans ce cas, le texte français doit contenir des informations claires pour ne pas tromper les candidats.

Une fois votre annonce prête, vous devez la publier. Vous pouvez le faire en ligne, sur des sites tels que le site de Pôle Emploi, LinkedIn, Monster, Indeed, ou encore dans des journaux et revues spécialisées en recrutement.

Comment se passent les entretiens ?

Après avoir examiné les CV et lettres de motivation des candidats, vous sélectionnerez les profils à convoquer pour un entretien. Préparez une liste des points à approfondir concernant leur parcours professionnel et personnel. Les entretiens vous permettront de valider les compétences des candidats et d’évaluer leur motivation. Vous pourrez ainsi analyser les candidats et déterminer s’ils sont adaptés pour contribuer au développement de votre entreprise.

Une fois ces étapes terminées, vous trouverez la personne dont vous avez besoin pour vous soutenir dans votre activité. Cependant, il y a encore des démarches administratives à suivre.

3. Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE)

La DPAE est une démarche obligatoire à effectuer au plus tard 8 jours avant la date d’embauche effective du salarié. Pour certaines entreprises, la DPAE doit être réalisée électroniquement si elles relèvent du régime général de la sécurité sociale ou du régime agricole et ont effectué plus de 50 déclarations au cours de l’année. Vous devez effectuer cette formalité auprès de l’URSSAF. L’omission de cette déclaration entraînera une pénalité de 1 095 € par salarié concerné. Vous recevrez un récépissé de l’URSSAF dans les 5 jours suivant l’envoi de la DPAE.

La DPAE doit obligatoirement contenir les 7 informations suivantes :

1. La dénomination sociale (ou le nom et prénom) et l’adresse de l’employeur.
2. Le code APE de l’entreprise.
3. Le numéro de Siret de l’établissement (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si l’immatriculation est en cours).
4. Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale.
5. Les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié.
6. La date et les heures d’embauche prévisibles.
7. Enfin, la nature, la durée du contrat, et la période d’essai pour les CDI et les CDD de plus de 6 mois.

Cependant, dans certaines conditions, les TPE (Très Petites Entreprises) et les PME (Petites et Moyennes Entreprises) peuvent utiliser des titres de paiement simplifiés, contenant un volet de cotisations sociales équivalent à la DPAE, comme les titres emplois services de l’entreprise. Dans ce cas, la DPAE n’est pas nécessaire. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet sur le site du Ministère du Travail.

De plus, dans certaines circonstances, vous devrez envoyer une déclaration préalable à l’inspection du travail par lettre recommandée :

– Lorsque vous embauchez du personnel pour la première fois dans une entreprise qui a cessé d’employer du personnel pendant au moins 6 mois.
– En cas de changement d’exploitant dans votre établissement et d’embauche de personnel par le nouvel employeur.
– En cas de transfert d’un établissement employant du personnel vers un autre emplacement.
– Si vous effectuez une extension ou une transformation de l’établissement qui entraîne une modification des activités industrielles et commerciales.

Conservez soigneusement le récépissé de la lettre, car vous devrez le présenter lors de la première visite de l’inspection du travail.

Si vous envisagez d’embaucher un stagiaire, ne vous inquiétez pas, la DPAE n’est pas nécessaire, car les stagiaires ne sont pas considérés comme des salariés.

4. Les démarches administratives à effectuer

Tout d’abord, si c’est la première fois que vous embauchez, vous devez ouvrir le registre unique du personnel. Ce registre doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié, et chaque nouveau salarié doit y être enregistré.

Ensuite, il est nécessaire d’affilier votre personnel à une caisse de retraite complémentaire obligatoire. Les salariés relèvent de l’ARRCO pour tous les salariés, tandis que les cadres sont affiliés à l’AGIRC.

De plus, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative, dans laquelle elles doivent indiquer les contrats de travail conclus ou interrompus au cours du mois précédent.

Enfin, la visite médicale à l’embauche a été remplacée par la visite d’information et de prévention. Cette visite doit être organisée par l’employeur dans un délai de 3 mois maximum à partir de la prise de poste effective du salarié. Elle doit être réalisée par un médecin du travail ou un professionnel de santé au travail.

En conclusion sur embaucher un salarié, comment ça fonctionne

Embaucher une nouvelle personne n’est pas une décision à prendre à la légère ; elle nécessite une réflexion approfondie afin de garantir que cela apportera une réelle valeur ajoutée à votre entreprise. En suivant ces étapes essentielles, vous maximiserez vos chances de réussir votre embauche !

Si vous avez besoin d’accompagnement dans la gestion de votre entreprise, n’hésitez plus et prenez contact avec nos experts de chez Formalizi pour faire appel à un professionnel.

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