DPAE à quoi ça sertEnvisagez-vous de recruter un employé pour répondre à la croissance de votre entreprise ? Après avoir effectué un recrutement, l’employeur doit respecter un ensemble de démarches obligatoires avant que son nouveau collaborateur ne commence son travail.

L’étape qui survient après la signature du contrat de travail consiste à informer les organismes sociaux de l’embauche d’un salarié. C’est là que la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) intervient. Cette déclaration permet de satisfaire, en une seule étape, la plupart des obligations de déclaration envers un seul interlocuteur, à savoir l’Urssaf.

À quoi sert précisément la DPAE, et qui est concerné par cette démarche ? Vous trouverez des explications détaillées dans cet article.

1. Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ? 

Autrefois connue sous le nom de Déclaration Unique d’Embauche (DUE), la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une procédure administrative préalable à l’embauche d’un salarié. Cette démarche est obligatoire et permet de regrouper en une seule opération toutes les formalités administratives requises par les organismes de protection sociale.

La DPAE permet à l’employeur de se conformer aux obligations liées au droit du travail, notamment pour éviter les sanctions liées au « travail dissimulé ». Elle s’applique à toute embauche de salariés. Nous pouvons citer les contrats à durée déterminée (CDD), de contrats à durée indéterminée (CDI), ou de contrats aidés. Ensuite, cela reste valable que les salariés soient de nationalité française ou étrangère (conformément à l’article L. 1221-10 du Code du travail).

2. À quoi sert la DPAE ? 

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) a pour principal objectif d’ouvrir l’ensemble des droits sociaux au futur salarié. Cependant, cette procédure administrative revêt également une grande importance pour l’employeur. La DPAE permet d’accomplir simultanément plusieurs formalités essentielles. Voyons lesquelles

A quoi sert la DPAE côté employeur :

– Tout d’abord, la réalisation de la DPAE offre une couverture en cas d’accident du travail impliquant le salarié, en assurant que les démarches administratives sont en ordre.
– Ensuite, elle peut permettre à l’employeur de bénéficier d’éventuelles exonérations fiscales ou de charges sociales associées à l’embauche du salarié.
– Enfin, la DPAE constitue une preuve que l’employeur n’a pas recours au travail dissimulé. Cela protège donc des sanctions légales inévitables en cas d’infraction.

A quoi sert la DPAE côté salarié :

La DPAE comprend six formalités liées à toute embauche :

– Tout d’abord, la déclaration de la première embauche dans un établissement.
– Deuxièmement, la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale.
– Troisièmement, la demande d’adhésion au régime d’assurance chômage.
– Ensuite, la demande d’inscription au service de santé au travail.
– Puis, la déclaration de l’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.
– Enfin, la transmission de la liste des salariés embauchés pour la préparation de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

3. Quelles entreprises sont concernées ? 

La grande majorité des employeurs sont concernés par la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Vous devez effectuer une DPAE :

– Indépendamment du secteur d’activité dans lequel vous évoluez,
– Pour tous les salariés relevant du régime général de la Sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole,
– Quelle que soit la nature de l’emploi de votre salarié et la durée de son contrat (CDD, CDI, contrat d’apprentissage, etc.),
– Lors de l’embauche de salariés temporaires ou en contrat de très courte durée.

Si vous êtes un « particulier employeur » embauchant un salarié à domicile, vous n’êtes pas tenu de réaliser la DPAE. De plus, si vous recourez aux services d’une agence d’intérim, cette dernière sera responsable de l’enregistrement de la DPAE.

Par ailleurs, les adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (TESE), au Titre Firme Étrangère (TFE), et au Chèque Emploi Associatif (CEA) sont exemptés de l’obligation de réaliser la DPAE, car cette procédure est intégrée à ces dispositifs.

4. Que doit mentionner la DPAE ? 

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit contenir impérativement les éléments suivants :

– La dénomination sociale et l’adresse de l’employeur,
– Le code APE de l’entreprise,
– Puis, le numéro de Siret de l’établissement,
– Les coordonnées du service de santé au travail auquel l’employeur est affilié s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
– Ensuite, les noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, ainsi que le numéro de sécurité sociale du salarié,
– La date et l’heure d’embauche prévue,
– Enfin, la nature du contrat de travail, sa durée, et la période d’essai (pour les CDI et CDD de plus de 6 mois).

5. DPAE : Quand l’effectuer ? 

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit être effectuée obligatoirement avant l’embauche d’un salarié et, au plus tard, 8 jours avant la date prévue de début de contrat. Elle doit être transmise à l’Urssaf compétente pour l’entreprise. Le formulaire de la DPAE doit être soumis par voie postale ou rempli en ligne au moins un jour ouvré avant le commencement du contrat de travail, même en cas de période d’essai.

6. Déclarer la DPAE : Comment faire ?

Pour simplifier les formalités de déclaration d’embauche, les employeurs ont accès à des solutions en ligne pratiques. En savoir plus

Vous avez la possibilité de remplir et d’envoyer votre formulaire de la DPAE de manière simple : sur le site net-entreprises.fr, sur le site de l’Urssaf.

De plus, la DPAE peut également être effectuée en déposant un fichier provenant de votre logiciel de paie ou SIRH.

La DPAE doit être complétée avec une grande précision, car une erreur de saisie dans le formulaire peut avoir de lourdes conséquences sur la couverture sociale du salarié. Ensuite, l’employeur pourrait même être sanctionné en cas d’erreur.

En conclusion DPAE à quoi ça sert

Sur le plan juridique et pénal, l’employeur assume la responsabilité en cas de non-déclaration ou de déclaration incorrecte d’un salarié dans l’un de ses établissements. Nous aborderons ces risques plus en détail dans notre prochain article.

Si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à prendre contact avec nos experts de chez Formalizi pour faire appel à un professionnel.

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