Comment gérer l’actionnariat et les assemblées générales de son entreprise en ligne ?
Il est largement connu qu’aujourd’hui de nombreuses solutions logicielles et en ligne simplifient la vie des entrepreneurs et des gestionnaires d’entreprises. Que ce soit pour surveiller les performances, effectuer des bilans comptables ou même apporter des modifications à la structure de la société, de nouveaux outils sont créés en permanence pour faciliter la gestion d’une entreprise.
Cependant, comment peut-on gérer efficacement la structure actionnariale et les assemblées générales d’une société une fois qu’elle est officiellement établie ? Une solution digitale semble être la réponse, offrant la possibilité de gérer l’ensemble de la société via une seule plateforme en ligne.
Dans cet article, nous vous expliquerons en détail les solutions de gestion de l’actionnariat et des assemblées générales de manière dématérialisée.
Sommaire
1. La gestion fastidieuse des assemblées et de l’actionnariat de l’entreprise
Traditionnellement, la gestion de l’actionnariat et des assemblées générales était basée sur des supports papier. Les mouvements de titres étaient consignés dans des registres manuscrits, les ordres de mouvements étaient imprimés pour signature manuelle, et les comptes des actionnaires étaient établis sur des feuilles de papier.
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De même, pour la tenue des assemblées générales, le recours au papier était incontournable. Il était nécessaire d’envoyer des convocations par courrier postal, de transmettre les documents à consulter avant la réunion, de procéder au vote par des moyens physiques, et de rédiger et faire signer des procès-verbaux volumineux.
Cette utilisation intensive du papier, en plus d’avoir un impact négatif sur l’environnement, entraînait des coûts significatifs pour les entreprises. Que ce soit pour l’impression des documents ou les frais d’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), les frais s’élèvent en moyenne à environ 10 € par envoi.
De plus, il fallait tenir compte des déplacements fréquents au greffe, à la poste, ou au lieu de l’assemblée, autant d’étapes fastidieuses qui compliquaient la gestion de la vie sociale de l’entreprise. Cependant, une gestion entièrement numérique permet aujourd’hui de simplifier considérablement ces processus.
Conscientes de ces problématiques, certaines start-ups proposent désormais des solutions de dématérialisation complète de la gestion de l’entreprise et de ses actionnaires.
2. La dématérialisation de l’intégralité de l’actionnariat et des registres légaux
Des start-ups ont saisi les opportunités offertes par la récente législation pour proposer des solutions entièrement numériques destinées aux professionnels et aux entreprises. Ces solutions visent à simplifier la gestion des registres légaux, le processus des assemblées générales et de l’actionnariat.
La dématérialisation des registres légaux
Une start-up nommée Capbloc propose de faciliter la tenue des registres de mouvements de titres en enregistrant ces informations sur une technologie blockchain, conformément au décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018. De plus, il est possible de dématérialiser les registres d’assemblées générales grâce à l’horodatage des registres, rendu possible par la signature électronique des procès-verbaux, conformément au décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019. Cette gestion numérique des registres légaux permet aux entreprises de se soustraire à l’obligation de tenir des registres papier, préalablement cotés et paraphés par le greffe. Fini les déplacements au greffe pour obtenir la validation légale des registres de la société !
La gestion dématérialisée des assemblées et de l’actionnariat
Cette transition vers le numérique simplifie les opérations liées à l’actionnariat et permet une consultation en temps réel de la table de capitalisation, avec des comptes d’actionnaires automatiquement mis à jour en fonction des mouvements enregistrés. D’autres fonctionnalités, telles que le vote en ligne, l’envoi de convocations par lettre recommandée électronique, ainsi que la génération de documents préremplis, viennent compléter les solutions de gestion dématérialisée de l’actionnariat. Ainsi, l’organisation des assemblées, notamment générales, peut être réalisée à distance, tout comme la tenue des réunions et le vote en ligne sur une plateforme sécurisée dédiée à chaque actionnaire.
La tenue d’assemblées à distance et le vote dématérialisé qui en découle peuvent être effectués par les entreprises jusqu’au 30 novembre 2020. Il est possible même en l’absence de dispositions statutaires autorisant cette pratique (conformément à l’ordonnance du 25 mars 2020, confirmée par le décret du 10 avril 2020).
3. Quels sont les avantages liés à une telle digitalisation ?
L’utilisation de solutions numériques offre de nombreux avantages aux entreprises qui font appel à leurs services.
1. Simplification des tâches administratives :
Les tâches administratives chronophages et répétitives deviennent rapidement réalisables grâce à la saisie automatique des données enregistrées. De plus, les indicateurs proposés permettent d’avoir une idée précise et à jour de la santé de l’entreprise.
2. Facilitation des échanges et sécurité des données :
Toutes les données sont enregistrées sur des serveurs hébergés en France, que ce soit les informations stockées dans la blockchain ou les données conservées dans le coffre-fort numérique de documents sécurisé et certifié eDocGroup. Cela facilite l’échange de données, notamment l’envoi de documents pour signature électronique directement depuis le coffre-fort numérique, tout en permettant l’accès à tous les collaborateurs de l’entreprise.
3. Gain de temps :
La gestion dématérialisée de l’actionnariat permet à l’entreprise de gagner du temps dans l’accomplissement de ses tâches administratives et de gestion de l’actionnariat. Par exemple, il n’est plus nécessaire de se rendre au greffe, et la préparation des assemblées décisionnelles peut être effectuée de manière dématérialisée, sans nécessiter une anticipation précoce.
4. Économies réalisées :
L’entreprise réalise également des économies financières en réduisant sa consommation de fournitures consommables et en se dispensant de l’achat de registres papier (environ 20 € pour un registre de mouvement de titres). Ces économies sont également favorisées par l’organisation des assemblées à distance, l’utilisation de lettres recommandées électroniques, la tenue et le vote en ligne, ainsi que la signature électronique des procès-verbaux.
D’ailleurs, l’adoption de solutions numériques permet d’optimiser la gestion interne de l’entreprise, de réduire les coûts et de gagner en efficacité opérationnelle.
En conclusion sur comment gérer l’actionnariat et les assemblées générales de son entreprise en ligne
Pour les entrepreneurs d’aujourd’hui, la création, l’évolution et la gestion de leur entreprise en pleine ère de la Covid-19 ne peuvent se faire que par le biais du numérique !
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