Le cachet d’entrepriseLa routine d’une entreprise est régulée par l’envoi de divers documents officiels à ses clients ou aux autorités administratives. Ces documents, qu’ils soient des factures ou autres, doivent obligatoirement comporter un ensemble de mentions spécifiques. En qualité de dirigeant d’entreprise, vous pouvez choisir d’écrire manuellement ces mentions, mais vous constaterez rapidement la perte de temps que cela implique.

L’usage d’un cachet d’entreprise se révèle être un investissement indispensable qui devient rapidement incontournable pour votre société. Dans cet article, nous vous exposons en détail tout ce qu’il y a à savoir concernant cet outil.

1. Le cachet d’entreprise : définition

Le cachet ou tampon d’entreprise représente un sceau portant les informations obligatoires servant à identifier l’entreprise. Il est apposé sur tous les documents officiels tels que les devis ou les factures, nécessitant ces mentions.

D’un point de vue pratique, une variété de modèles de tampons est disponible. En tant que chef d’entreprise, vous avez un large choix de designs parmi lesquels opter :

1. Le tampon encreur qui ne contient qu’une mention unique telle que « Copie », « Confidentiel », etc.
2. Le tampon dateur qui est ajusté quotidiennement pour indiquer la date du jour, facilitant le suivi de l’envoi des courriers.
3. Le tampon encreur personnalisé, conçu sur mesure par un professionnel, incluant les mentions requises à faire figurer sur vos documents officiels.
4. Le timbre à sec, également connu sous le nom de pince à gaufrer, permet de créer des inscriptions en relief sur le papier. Son principal avantage réside dans sa quasi-impossibilité à être contrefait. En outre, il ajoute une touche d’élégance à vos documents papiers, ce qui peut constituer un atout supplémentaire.

En ce qui concerne le prix d’un tampon, il varie généralement entre 15 et 50 euros, selon le degré de personnalisation, le matériau utilisé, la taille et la longueur du texte. Plus un tampon comporte de lignes, plus son coût sera élevé.

Le cachet peut également être associé à une personne spécifique au sein de l’entreprise, ce qui le transforme en un tampon professionnel personnalisé.

2. Pourquoi avoir un cachet d’entreprise ?

Lors de la phase de création de votre entreprise, vous serez amené à traiter une multitude de documents officiels tels que des devis ou des factures. Ces documents sont tenus de comporter un ensemble de mentions obligatoires, telles que la dénomination sociale, les coordonnées ou le numéro SIREN.

À mesure que votre entreprise se développe, le volume de documents à gérer augmente, ce qui accroît le nombre d’informations et de mentions à inscrire manuellement sur chacun d’eux. C’est là que réside l’importance du cachet d’entreprise : il vous permet de gagner un temps précieux en incorporant les informations essentielles d’emblée.

Outre son aspect pratique, le cachet d’entreprise présente trois autres avantages : il facilite une communication efficace avec vos clients, son design personnalisé assure une identification claire de votre entreprise, notamment par l’usage de votre logo. En outre, l’utilisation d’un cachet d’entreprise renforce la crédibilité de votre société, un élément clé pour son expansion.

Le cachet d’entreprise ne détient pas la même valeur juridique qu’une signature. Néanmoins, le cachet peut revêtir une certaine valeur légale lorsque qu’un employé ou un dirigeant dûment autorisé appose sa signature.

3. Quelles sont les mentions légales obligatoires du cachet ? 

Les informations requises sur un cachet d’entreprise varient en fonction du type d’entreprise et de son usage, que ce soit à des fins externes, c’est-à-dire pour les clients, ou à des fins internes, c’est-à-dire pour les employés. Pour un cachet destiné à un usage externe, les éléments essentiels à mentionner sont :

  • La dénomination sociale ou le nom de l’entreprise
  • Le montant du capital social
  • L’adresse du siège social
  • Le statut juridique de l’entreprise
  • Les coordonnées de l’entreprise : numéro de téléphone, adresse e-mail, site internet, etc.
  • Le numéro SIREN et SIRET
  • La date d’expédition de la commande
  • Le numéro de TVA
  • Enfin, le numéro de dossier.

Quant au cachet à usage interne, il comporte moins de mentions obligatoires, notamment :

  • La dénomination sociale
  • L’adresse du siège social
  • Le numéro SIRET

Le cachet d’entreprise peut également inclure d’autres mentions facultatives. Certaines situations requièrent d’autres mentions obligatoires, telles que la mention de location-gérance ou la désignation d’un mandataire-gérant. De plus, certaines professions libérales peuvent ajouter des informations supplémentaires, comme la spécialisation d’un cabinet d’avocats.

La dénomination sociale constitue une mention incontournable et souvent la première à apparaître sur ces documents. N’hésitez pas à consulter notre guide sur la manière de choisir le nom de votre société pour plus de conseils à ce sujet.

La réponse à vos questions en bref

Quel est le coût d’un cachet d’entreprise ?

Le prix d’un cachet d’entreprise personnalisé varie généralement entre 15 et 50 €. En revanche, les tampons standards, tels que les tampons encreurs qui ne requièrent pas de personnalisation par un professionnel, sont moins onéreux.

Le cachet d’entreprise peut-il remplacer une signature ?

Pour conférer une validité juridique à vos documents officiels, la simple apposition du cachet d’entreprise ne suffit pas. Un employé ou un dirigeant autorisé devra apposer sa signature.

Les mentions obligatoires sur un cachet sont-elles toutes identiques ?

Non, bien que la plupart des mentions requises soient communes à toutes les entreprises, telles que les coordonnées ou la dénomination sociale, certaines sont propres à certaines professions. Par exemple, un médecin peut mentionner « conventionné » sur son cachet.

En conclusion sur le cachet d’entreprise

Pour conclure, il devient essentiel pour votre entreprise de disposer rapidement d’un ou de plusieurs cachets d’entreprise. Ces cachets sont indispensables pour les mentions obligatoires sur les documents officiels, les ajouts facultatifs, les signatures, ainsi que les dates d’envoi de correspondances. Leur utilisation s’avère extrêmement pratique et vous permettra de gagner un temps précieux dans la gestion de ces diverses formalités.

 

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