sanctions en cas d’absence de DPAEQuelles sont les sanctions en cas d’absence de DPAE ? L’absence de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) peut avoir des conséquences juridiques et financières pour les employeurs. Les sanctions peuvent inclure des amendes administratives, dont le montant peut varier en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de salariés concernés.

En fait, cette omission peut entraîner des difficultés lors de contrôles effectués par l’inspection du travail, ce qui peut entraîner des sanctions supplémentaires. Il est donc essentiel de respecter scrupuleusement cette procédure légale pour éviter tout désagrément juridique et financier.

1. DPAE : qu’est ce que c’est ? 

Avant d’embaucher un salarié, il est indispensable de réaliser une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette formalité administrative, obligatoire, doit être accomplie pour être en conformité avec les réglementations du droit du travail et éviter tout risque de sanctions liées au « travail dissimulé ». La DPAE permet de simplifier les procédures administratives auprès de l’URSSAF ou de la MSA, en regroupant toutes les formalités en une seule démarche.

Cette déclaration s’applique à l’embauche de tout salarié relevant du régime général de la sécurité sociale, qu’il s’agisse de contrats à durée déterminée, de contrats à durée indéterminée ou de contrats aidés, qu’ils soient français ou étrangers. Pour obtenir plus d’informations sur l’embauche d’un salarié, je vous invite à consulter notre article dédié : « Embaucher un salarié, comment ça fonctionne« .

2. DPAE : les délais

Pour être en conformité avec la réglementation, la déclaration d’embauche doit être soumise à l’Urssaf ou à la caisse MSA compétente pour l’établissement qui accueillera le salarié. Elle doit être transmise au plus tôt huit jours avant la date prévue d’embauche.

Cependant, si elle est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, elle doit être postée au plus tard le jour précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. Depuis le 1er octobre 2014, les employeurs relevant du régime général (hors particuliers employeurs) et ayant effectué plus de 50 déclarations préalables à l’embauche au cours de l’année civile précédente doivent obligatoirement transmettre leur DPAE par voie dématérialisée.  Le non-respect de cette obligation entraîne l’application d’une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié concerné.

Depuis 2015, l’Urssaf ne délivre plus d’accusé de réception « papier » pour les DPAE transmises par fax ou courrier. Il est donc conseillé aux employeurs d’effectuer leurs déclarations en ligne sur le site www.net-entreprises.fr.

3. À quoi sert la DPAE ?

Pour l’employeur :

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) assure l’ouverture des droits sociaux pour le futur salarié avant son embauche, mais cette formalité administrative revêt également une grande importance pour l’employeur. Elle le couvre en cas d’accident du travail de son salarié et lui permet de bénéficier d’éventuelles exonérations liées à l’embauche. De plus, la DPAE constitue une preuve que l’employeur n’a pas recours au travail dissimulé, le préservant ainsi de sanctions.

Pour le salarié :

Pour le salarié, la DPAE garantit des droits sociaux et inclut six formalités relatives à tout recrutement d’un employé. Voici quelques formalités : la déclaration d’une première embauche dans un établissement, la demande d’immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage. Ensuite, on ajoute la demande d’adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire. Pour finir, parlons de la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

En savoir plus sur les formalités d’une DPAE

4. DPAE : les obligations de l’employeur

En plus de respecter les délais et la procédure de déclaration préalable à l’embauche, l’employeur a des obligations d’informations importantes à remplir.

Des obligations d’informations vis-à-vis de son salarié

Il doit informer son salarié en lui remettant une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception reçu par l’Urssaf, mentionnant les informations contenues dans la déclaration. Cette obligation de remise est considérée comme remplie dès que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Des obligations vis-à-vis des inspecteurs du travail

De plus, l’employeur est tenu de présenter les documents relatifs à l’embauche à toute réquisition des agents de contrôle. Il doit conserver l’accusé de réception de la déclaration envoyée par l’Urssaf jusqu’à l’établissement de la DADS. Si ce n’est pas encore reçu, il faut bien garder les documents prouvant qu’il a bien effectué la déclaration. Parlons par exemple de l’avis de bonne réception de la télécopie ou d’une copie de la lettre d’envoi avec le récépissé postal. En cas de non-respect, l’employeur est passible de sanctions pénales, notamment une amende de 4ème classe.

5. Défaut de DPAE : quelles sanctions ?

Lutter contre le travail illégal est un impératif majeur dans le contexte de la réglementation du Code du travail. En cas de manquement à l’obligation de Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), des amendes sont prévues, correspondant aux contraventions de 5ème classe, pouvant atteindre 1 071 € par salarié concerné, soit 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Par ailleurs, l’omission délibérée de cette déclaration peut être assimilée à du travail dissimulé. Cela entraîne donc des peines plus lourdes, telles qu’une amende pouvant s’élever à 45 000 € pour les individus et même 225 000 € pour les entités morales, ainsi qu’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans.

En plus de ces sanctions, les conséquences pour l’employeur incluent la possibilité de se voir refuser des aides publiques liées à l’emploi et à la formation, ainsi que la fermeture temporaire de l’établissement pendant une période maximale de 3 mois. De plus, les avantages en termes d’exonération et de réduction des cotisations dont il bénéficie peuvent être annulés. La tolérance zéro est donc de mise afin de dissuader toute infraction délibérée dans ce domaine.

6. Les exceptions à l’obligation de DPAE

Cependant, il existe des situations particulières où l’employeur n’est pas tenu de soumettre une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) à l’Urssaf. C’est le cas notamment pour :

– Les stagiaires qui ne sont pas considérés comme des salariés ;
– Les participants au régime du Titre emploi service entreprise (TESE), du Titre firmes étrangères (TFE) et du chèque emploi associatif (CEA), car cette formalité est intégrée dans ces dispositifs.

Pour conclure sur les sanctions en cas d’absence de DPAE

En résumé, la clé essentielle pour une conformité efficace au RGPD réside dans une organisation méthodique et réfléchie. En assimilant les recommandations de la CNIL et des experts en conformité RGPD, et en investissant dans des solutions logicielles et des ressources humaines spécialisées, vous serez en mesure d’établir une structure solide, éliminant ainsi les tracas liés à la conformité RGPD.

Dans un monde où les données personnelles sont omniprésentes, disséminées dans divers documents, ces conseils deviendront vos alliés pour une mise en conformité efficace, surtout si le traitement des données personnelles n’est pas au cœur de vos activités. Vous pourrez ainsi respecter les règles imposées par le RGPD sans y consacrer une quantité excessive de temps ni subir de stress inutile.

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