Comment optimiser les frais de gestion de sa société ?Comment optimiser les frais de gestion de sa société ? Une entreprise ne se limite pas uniquement à ses employés, ses dirigeants et ses clients. Son activité implique également des dépenses incontournables : loyers, factures d’électricité, achats de fournitures de bureau, etc. Ce sont ce que l’on appelle les frais de gestion. Bien que nécessaires, ces frais peuvent réduire votre chiffre d’affaires.

Si vous souhaitez découvrir comment optimiser ces frais, suivez nos conseils dans ce guide !

1. Quels types de dépenses entrent dans les frais généraux de gestion d’une entreprise ?

Dans le contexte d’une entreprise, les frais généraux englobent toutes les dépenses nécessaires pour assurer le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Cependant, il est important de noter que les dépenses liées aux activités principales de l’entreprise, telles que les coûts de fabrication ou de commercialisation, ne sont pas inclus dans les frais généraux.

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, les frais généraux englobent généralement : les loyers des locaux, diverses formes d’assurance, abonnements aux logiciels informatiques, fournitures de bureau, produits d’entretien, frais de déplacement, coûts postaux, ainsi que les factures d’eau, de gaz et d’électricité.

Divisions des frais généraux

Les frais généraux se divisent généralement en deux catégories distinctes :

Les frais fixes : ces dépenses ne fluctuent pas en fonction du chiffre d’affaires de l’entreprise. Par exemple, les coûts d’assurance, d’abonnements ou de loyer.
Les frais variables : ces dépenses varient en fonction du niveau d’activité de l’entreprise, tels que les frais d’électricité, les fournitures de bureau, les frais de déplacement et les coûts logistiques.
Pour en savoir davantage sur les dépenses de fonctionnement à anticiper au sein d’une entreprise, consultez notre article détaillé !

Les frais généraux constituent généralement une part substantielle des dépenses totales d’une entreprise, représentant environ 20 à 40 %, et en moyenne un quart du chiffre d’affaires.

2. Élaboration d’un plan pour réduire les dépenses

Avant d’entamer toute action, il est primordial de réaliser un bilan exhaustif de l’ensemble des frais généraux engagés par votre entreprise. Cette étape consiste à dresser un inventaire complet de tous les postes de dépenses associés.

Cette évaluation ne se limite pas aux dépenses actuelles uniquement, mais doit également anticiper les évolutions futures de votre entreprise : l’acquisition de nouveaux locaux, le recrutement de salariés supplémentaires pour des fonctions administratives ou sur le terrain, l’adoption de nouveaux logiciels informatiques, etc. Bien appréhender les coûts impliqués par votre activité constitue donc une première étape essentielle, bien que parfois fastidieuse. Une fois que vous aurez une vue d’ensemble de vos frais de gestion, comparer à vos concurrents. Puis, examinez les critères qu’ils utilisent ainsi que leur niveau de dépenses, dans la mesure du possible.

Fort de ces informations, vous pouvez alors élaborer un plan stratégique visant à réduire vos dépenses.

Si vous envisagez de créer une entreprise et souhaitez avoir une idée des coûts associés, suivez notre guide détaillé !

Au cours des dernières années, une nouvelle profession a émergé : celle des « cost-killers » ou spécialistes de la réduction des coûts. Ces experts sont spécialisés dans la traque des dépenses superflues. Ils proposent leurs services aussi bien aux grandes entreprises qu’aux PME, offrant ainsi une expertise précieuse pour optimiser les coûts.

3. Stratégies pour réduire les dépenses et améliorer la rentabilité

Lorsqu’il s’agit de réduire vos dépenses, deux principales approches sont à envisager : la gestion des coûts variables et la maîtrise des coûts fixes.

Les coûts variables :

Avec les coûts variables, il s’agit ici d’analyser vos achats qui ne sont pas directement liés à la production. La centralisation est la clé. Même si l’embauche d’un directeur des achats n’est pas envisageable pour toutes les entreprises, déléguer ces tâches à une personne dédiée constitue une première étape.

De même, privilégiez un seul fournisseur par catégorie d’achat, plutôt que de diviser vos commandes entre plusieurs fournisseurs pour de petits volumes. N’hésitez pas à mettre fin à tous les contrats et abonnements superflus et à éliminer les doublons parmi vos fournisseurs. Cette démarche vous permettra non seulement de réduire vos dépenses, mais également de gagner en efficacité et en productivité grâce à la gestion simplifiée.

Les coûts fixes :

Réduire les coûts fixes est plus complexe que les coûts variables, car ces engagements sont souvent à long terme et impliquent un certain niveau de fidélité envers vos partenaires. Cependant, restez attentif aux évolutions du marché ! Vous pourriez toujours trouver des offres plus avantageuses ailleurs.

D’autres méthodes méritent également d’être explorées. En général, vous pouvez impliquer vos collaborateurs et employés dans une démarche commune : l’écologie et l’économie vont souvent de pair ! Des gestes simples au quotidien, tels que l’extinction des ordinateurs et des lumières en quittant les locaux, la réduction de la consommation d’eau ou une utilisation modérée de la climatisation, peuvent vous aider à réduire vos frais. D’ailleurs, cela contribue aussi à la préservation de l’environnement.

D’autres postes de dépenses peuvent aussi être réduits : si certaines parties de vos locaux restent inoccupées, comme un bureau ou un garage, envisagez de les louer pour transformer ces charges en sources de revenus !

La réponse à vos questions en bref

Tous les frais généraux sont-ils identiques ?

Non, les frais de gestion se divisent en deux catégories distinctes : les frais fixes et les frais variables. Les frais fixes ne sont pas liés à votre chiffre d’affaires ; par exemple, les loyers. Les frais variables, quant à eux, dépendent de l’ampleur de votre activité ; cela inclut les factures d’électricité.

Quelles étapes préalables avant de réduire les dépenses de gestion ?

La première étape clé pour optimiser vos frais de gestion consiste à effectuer une analyse minutieuse de vos dépenses. Identifiez les postes de dépenses, évaluez vos fournisseurs, repérez les doublons, etc. Une fois cette évaluation réalisée, vous pourrez envisager des stratégies de réduction.

Quelles démarches concrètes pour optimiser les frais de gestion ?

Il existe de multiples moyens pour réduire vos dépenses de gestion. L’une des méthodes les plus efficaces, sous-tendant une grande partie de l’optimisation, est la centralisation des achats. Cette approche implique de faire passer toutes les commandes par une seule personne qui maîtrise parfaitement les relations contractuelles.

En conclusion comment optimiser les frais de gestion de sa société

Les frais généraux sont incontournables pour la gestion quotidienne de votre entreprise, car ils assurent son fonctionnement essentiel. Certains postes de dépenses, tels que les factures d’électricité, sont inévitables, tandis que d’autres peuvent être réduits ou optimisés. Pour améliorer l’efficacité de vos frais de gestion, il est vital d’avoir une compréhension approfondie de votre entreprise et de mettre en œuvre des actions concrètes, notamment en visant la centralisation des achats.

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