Qu’est ce que le dépôt des comptes ?Vous serez amené à rencontrer le concept de dépôt des comptes à chaque clôture de l’exercice annuel, notamment lors de l’établissement du fameux bilan de votre entreprise !

En effet, en France, il est obligatoire pour une société commerciale de soumettre ses comptes sociaux au registre du commerce et des sociétés (RCS), assurant ainsi la transparence de l’entreprise. Une fois reçus par le greffe, les comptes annuels sont publiés au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (Bodacc).

Qu’est-ce que le dépôt des comptes et comment s’y prendre ? Nous faisons le point dans notre article.

La réponse en bref de vos questions

Qui doit effectuer le dépôt des comptes ? Toutes les sociétés, à l’exception des SCI, des entreprises individuelles et des micro-entreprises, sont tenues de déposer leurs comptes une fois par an.

Quand devez-vous réaliser ce dépôt ? Les comptes doivent être déposés dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

Comment s’y prendre pour le dépôt des comptes ? Bien qu’il soit possible d’effectuer le dépôt des comptes par soi-même, il est conseillé de recourir à un professionnel. Le processus de dépôt implique la production d’un bilan comptable, d’un compte de résultat ainsi que des annexes comptables. De plus, un rapport de gestion doit être établi, et ce dernier sera présenté aux associés lors de l’assemblée générale.

Quels éléments sont requis pour effectuer un dépôt des comptes ? Lors de cette démarche, le dirigeant de l’entreprise devra soumettre les éléments suivants : les comptes annuels, le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes (si applicable à la société), ainsi que le procès-verbal établi à l’occasion de l’assemblée générale annuelle.

1. Qui est concerné par le dépôt des comptes ?

Dans la réalité, la plupart des entreprises commerciales sont tenues de respecter l’obligation de déposer leurs comptes sociaux. Ceci concerne :

– Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL).
– Les sociétés de personnes (SNC, société en commandite simple), sauf les SNC dont au moins l’un des associés est une personne physique.
– Les sociétés par actions (société anonyme – SA, SAS et société en commandite par actions).
– Les sociétés commerciales étrangères qui ont établi un ou plusieurs établissements en France.
– Les sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS).
– Les sociétés coopératives agricoles, sous certaines conditions.

Les entreprises individuelles, les micro-entreprises et les sociétés civiles immobilières (SCI) sont exemptées de l’obligation de dépôt des comptes.

Par contre, le non-respect de l’obligation de dépôt des comptes peut entraîner une amende de 1 500 €. De plus, lorsque les dirigeants d’une société commerciale ne respectent pas les délais de dépôt des comptes annuels, le président du tribunal de commerce peut leur adresser une injonction de se conformer à cette obligation sous peine d’astreinte.

2. Quand déposer les comptes ?

Chaque année, les comptes de la société doivent être validés lors d’une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l’associé unique) dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Cette date est fixée dans les statuts de la société et demeurera la même d’une année à l’autre.

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, ces derniers doivent être soumis au greffe du tribunal de commerce. Pour illustrer, en cas de clôture de l’exercice au 31 décembre, les comptes doivent impérativement être déposés avant le 31 juillet de l’année suivante.

Si le dépôt est réalisé par voie électronique, le délai est étendu à 2 mois.

Une fois que le greffe est en possession des documents, il les publiera au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Cette publication rendra les comptes accessibles au public et toute personne désireuse d’y accéder pourra le faire.

Remarque : Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de solliciter la confidentialité de leurs comptes annuels (ou uniquement du compte de résultat dans certaines circonstances) déposés auprès du greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, seul des entités telles que les administrations, les autorités judiciaires ou des organismes comme la Banque de France y auront accès, et les informations ne seront pas divulguées au grand public.

3. Dépôt des comptes : comment faire ?

Chaque année, les comptes de la société doivent être validés lors d’une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l’associé unique) dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice. Cette date est fixée dans les statuts de la société et demeurera la même d’une année à l’autre.

Dans le mois qui suit l’approbation des comptes, ces derniers doivent être soumis au greffe du tribunal de commerce. Pour illustrer, en cas de clôture de l’exercice au 31 décembre, les comptes doivent impérativement être déposés avant le 31 juillet de l’année suivante.

Si le dépôt est réalisé par voie électronique, le délai est étendu à 2 mois.

Une fois que le greffe est en possession des documents, il les publiera au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Cette publication rendra les comptes accessibles au public et toute personne désireuse d’y accéder pourra le faire.

Remarque : Certaines entreprises commerciales ont la possibilité de solliciter la confidentialité de leurs comptes annuels (ou uniquement du compte de résultat dans certaines circonstances) déposés auprès du greffe du tribunal de commerce. Dans ce cas, seul des entités telles que les administrations, les autorités judiciaires ou des organismes comme la Banque de France y auront accès, et les informations ne seront pas divulguées au grand public.

Pour compléter :

Obtenez davantage d’informations sur les réunions générales des SARL. Référez-vous à notre guide pratique dédié.
De plus, consultez aussi notre article sur l’imposition et les cotisations sociales pour les gérants de SARL.

4. Dépôt des comptes : quels documents comptables ?

Le concept de dépôt des comptes d’une société repose sur la fourniture de documents qui exposent l’équilibre d’une entreprise en termes de ressources et d’utilisation des fonds (actif/passif). Ces documents reflètent fidèlement la situation financière et comptable de l’entreprise.

Dans cette optique, pour effectuer la procédure de dépôt, le dirigeant d’entreprise devra soumettre les éléments suivants :

– Les comptes annuels
– Le rapport de gestion
– Le rapport du commissaire aux comptes (si la société en possède un)
– Le procès-verbal rédigé lors de l’assemblée générale annuelle

Des documents additionnels peuvent être requis pour certaines sociétés spécifiques. Citons les SA à directoire, les sociétés en commandite par actions ou les sociétés cotées. Dans ce cas, consultez un expert-comptable.

Si l’approbation des comptes est rejetée lors de l’assemblée générale de la société, il suffit de déposer une copie de la décision prise lors de cette assemblée.

À noter également : Le dépôt des comptes est une procédure qui engendre des frais, allant de 50 euros (pour les seuls comptes sociaux) à 100 euros (comptes sociaux et comptes consolidés). Ces frais couvrent les frais de greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l’Institut national de la propriété industrielle (INPI).

Pour conclure,

Chaque société commerciale (SASU, SAS, EURL, SARL, etc.) est tenue par la loi de maintenir une comptabilité. Cependant, la gestion d’une entreprise s’avère souvent complexe et exigeante en temps… Bien que vous puissiez gérer seul votre entreprise au début de son existence, il devient rapidement incontournable de faire appel à un comptable professionnel pour éviter les erreurs.

Si la gestion du dépôt annuel de vos comptes vous paraît chronophage, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider à trouver un professionnel !

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