Qui peut être concerné par la DPAEQui peut être concerné par la DPAE ? Une fois le processus de recrutement terminé, l’embauche d’un salarié implique des obligations administratives incontournables. Suite au recrutement, il est impératif de soumettre une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) aux organismes de protection sociale dans un délai de huit jours, avant le début effectif du travail du salarié.

En principe, tous les employeurs sont tenus de procéder à la DPAE, quel que soit leur domaine d’activité. Cependant, certaines situations peuvent exiger des modalités spécifiques pour cette déclaration préalable à l’embauche. Découvrons ensemble quelles entreprises sont concernées par la DPAE !

1. La DPAE : à quoi ça sert ?

Lorsque vous engagez un salarié, vous devez entreprendre plusieurs démarches administratives pour être conforme au code du travail. En omettant de déclarer l’embauche d’un salarié, vous vous exposez au risque de favoriser le travail dissimulé.

Les employeurs en infraction encourent de sévères sanctions à la fois pénales et administratives.

Pour éviter ces conséquences, lors de l’embauche d’un salarié, la première étape est de remplir une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) dans les délais prévus. Ce document permet à l’employeur de réaliser simultanément 6 formalités légales.

Le formulaire de la DPAE doit être transmis par courrier ou complété en ligne (via le site net-entreprises) au moins 1 jour ouvré avant la date de début du contrat de travail.

Pour en apprendre davantage, consultez également notre article sur les formalités liées à la DPAE.

2. DPAE : quelles formalités sont couvertes ?

En plus de son caractère impératif lors de l’embauche, la DPAE joue un rôle protecteur à la fois pour l’employeur et le futur salarié en déclenchant les affiliations auprès des organismes sociaux.

En l’absence de cette déclaration, vous privez votre nouveau collaborateur de l’ouverture de ses droits sociaux, ce qui peut avoir un impact significatif sur sa situation.

Les formalités qui concernent l’employeur

Les obligations qui incombent à l’employeur sont les suivantes :

  • L’immatriculation en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • L’affiliation en tant qu’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La requête d’adhésion à un service de santé au travail.

Les formalités qui concernent le salarié

Les démarches à réaliser concernant les salariés sont les suivantes :

  • L’immatriculation au régime général de sécurité sociale (ou au régime de protection sociale agricole, si le salarié est un travailleur agricole) ;
  • La requête pour l’examen médical d’embauche ;
  • Puis, la déclaration pour l’embauche temporaire d’un salarié ;
  • La déclaration pour l’affiliation des salariés agricoles aux organismes de retraite complémentaire et de prévoyance.

3. Êtes-vous concernés par la DPAE ? 

Vous devez procéder à une déclaration préalable à l’embauche pour tout recrutement de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, indépendamment :

  • De votre secteur d’activité ;
  • Du statut du salarié défini par le Code du travail et relevant du régime général de la sécurité sociale ou du régime de protection sociale agricole (MSA) ;
  • Des modalités contractuelles de son engagement (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.) ;
  • Du fait que ce soit la première embauche ou non pour ce salarié (comme dans le cas des extras, saisonniers, contrats de très courte durée, etc.).

Les associations, qu’elles soient à but non lucratif, intermédiaires ou de services aux personnes, sont également tenues de réaliser une DPAE lorsqu’elles embauchent du personnel salarié.

4. Les dispenses de DPAE

En tant qu’employeur, la DPAE ne vous concerne pas si :

  • Vous recourez à une agence d’intérim pour le recrutement de votre collaborateur (la gestion de la DPAE relève alors de la société intérimaire) ;
  • Deuxièmement, vous agissez en tant que particulier employeur. Ainsi, cela s’applique lorsque vous engagez un travailleur intervenant dans le secteur des services à la personne. Citons l’aide ou le soutien scolaire, la garde d’enfants à domicile, les tâches ménagères ou de jardinage, entre autres.
  • Troisièmement, vous engagez un stagiaire ou un bénévole ;
  • Quatrièmement, vous embauchez un intermittent du spectacle ;
  • Cinquièmement, vous établissez un contrat de collaboration avec un volontaire dans le cadre du service civique ;
  • Enfin, vous êtes affilié au CEA (Chèque Emploi Associatif), au TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou au TFE (Titre Firmes Étrangères).

5. DPAE : les cas particuliers

Les démarches administratives varient selon l’activité exercée, comme c’est le cas pour les assistantes maternelles.

En tant que particulier employeur, le centre Pajemploi est l’interlocuteur principal pour les formalités administratives liées à l’embauche d’une assistante maternelle. Vous pouvez déclarer directement cette dernière sur le site Pajemploi si vous êtes déjà enregistré auprès du centre, sinon, vous pouvez les contacter pour adhérer.

En réalité, l’embauche d’une assistante maternelle ne requiert pas nécessairement une DPAE.

Si vous engagez des salariés en tant que « particulier employeur » pour effectuer des tâches telles que la construction, la rénovation ou l’aménagement de bâtiments, l’installation ou la réparation d’équipements domestiques, ou pour des services de secrétariat privé, la DPAE est requise.

En conclusion sur qui peut être concerné par la DPAE,

L’entreprise qui recrute a des obligations étendues au-delà de la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). En plus de fournir une copie de la DPAE au salarié, l’employeur doit respecter les exigences d’information envers l’inspection du travail lors d’un contrôle. Quant au salarié nouvellement arrivé, son inscription sur le Registre Unique du Personnel (RUP) s’impose. Cela garantit son accès aux documents essentiels tels que le règlement intérieur, les accords collectifs, les obligations anti-harcèlement et d’égalité hommes-femmes, les horaires de travail collectifs, ainsi que les contacts du médecin du travail et des secours d’urgence.

Si vous cherchez un accompagnement dans vos démarches administratives en tant que gérant d’entreprise, prenez contact avec nos experts de chez Formalizi pour faire appel à un professionnel.

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